1. Đặc điểm và Tầm quan trọng
Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền là một chu trình quan trọng, có ảnh hưởng đến nhiều chu trình khác và mang những đặc điểm sau:
• Tính phổ biến: Liên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác, đặc biệt là các tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền. Đây là điểm khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu.
• Trọng yếu: Hàng tồn kho thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị. Hàng tồn kho bao gồm nhiều chủng loại phong phú, nhập xuất liên tục và được tồn trữ ở nhiều địa điểm khác nhau.
• Rủi ro cao: Việc mua hàng nhiều và liên tục tạo điều kiện cho các sai phạm có thể xảy ra.
Chu trình này trên thực tế bao gồm các công việc sau đây: đề nghị mua hàng, xét duyệt mua hàng, chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, nhập kho, và cuối cùng là theo dõi nợ phải trả và chi trả tiền hàng.
Sơ đồ Chu trình Mua hàng, Tồn trữ và Trả tiền
1. Đề nghị mua hàng
2. Xét duyệt mua hàng
3. Lập đơn đặt hàng
4. Nhận hàng
5. Lập phiếu nhập kho
6. Theo dõi nợ phải trả
7. Trả tiền
2. Các Sai phạm có thể xảy ra
Với những đặc điểm nêu trên, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình là rất phổ biến. Việc xác định các sai phạm tiềm tàng ở từng giai đoạn là cơ sở để thiết kế các thủ tục kiểm soát tương ứng.
| Giai đoạn | Sai phạm có thể xảy ra |
| Đề nghị mua hàng | – Đặt mua hàng không cần thiết, không phù hợp mục đích sử dụng hoặc đặt hàng trùng lặp gây lãng phí. <br> – Đặt mua nhiều hơn nhu cầu sử dụng, gây ứ đọng vốn, tốn chi phí lưu kho, tăng rủi ro hàng bị giảm phẩm chất. <br> – Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm, ảnh hưởng đến sản xuất hoặc gây lãng phí chi phí lưu kho. <br> – Đặt mua hàng với chất lượng kém hoặc giá cao, gây thiệt hại nghiêm trọng. <br> – Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đặt hàng để đề nghị mua hàng lặp lại đối với hàng đã nhận được. |
| Chọn lựa nhà cung cấp | – Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để chọn lựa một cách tùy tiện, không có giá hợp lý. <br> – Nhân viên xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp báo giá cao hơn giá hợp lý để được nhận tiền ủng hộ. |
| Nhận hàng | – Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt. <br> – Nhận và biến thủ hàng và không nhập kho. |
| Bảo quản hàng | – Hàng tồn kho có thể bị mất cắp. <br> – Công nhân có thể hủy hoại hoặc giấu những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt. <br> – Hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất. |
| Trả tiền | – Lập chứng từ mua hàng không có hàng để được thanh toán. <br> – Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận. <br> – Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp: tên, thời hạn thanh toán. <br> – Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn. <br> – Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt. <br> – Trả tiền trễ hạn. <br> – Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá. |
3. Mục tiêu Kiểm soát
Việc kiểm soát tốt chu trình sẽ giúp đơn vị đạt được cả ba mục tiêu theo Báo cáo COSO (1992):
• Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Hoạt động mua hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần, tốc độ tăng trưởng. Đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu sử dụng, đúng thời điểm, nhận hàng đúng số lượng và chất lượng đã đặt hàng với giá hợp lý nhất.
• Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Các khoản mục bị ảnh hưởng bởi chu trình (hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá vốn hàng bán) được trình bày trung thực và hợp lý. Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý là cần thiết.
• Tuân thủ pháp luật và các quy định: Các hoạt động mua hàng, chi trả tiền hàng luôn phải tuân thủ các quy định của pháp luật như hợp đồng kinh tế, các quy định nội bộ về việc nhận hàng, lập phiếu nhập kho, bảo quản, điều kiện vệ sinh, an ninh.